ArboFlow Proces Manager
Digitaal proces management systeem voor een Nederlandse arbodienst met 50+ bedrijfsartsen. Complete workflow voor preventief medisch onderzoek (PMO), verzuimbegeleiding, en RI&E trajecten.
De Uitdaging
Een arbodienst werkte met verouderde software en veel papierwerk voor PMO trajecten, verzuimbegeleiding en RI&E's. Planning was chaotisch, dossiers waren onvolledig en rapportages werden handmatig gemaakt. Dit leidde tot lange doorlooptijden (12+ weken), ontevreden werkgevers en compliance risico's met AVG en NEN-normen. De bestaande software was meer dan 15 jaar oud en werd niet meer actief onderhouden, waardoor nieuwe wettelijke vereisten handmatig moesten worden bijgehouden. Bedrijfsartsen werkten met papieren formulieren die later door administratief personeel werden ingevoerd, wat leidde tot fouten en dubbel werk. Werkgevers en werknemers hadden geen inzicht in de voortgang van trajecten en moesten telefonisch contact opnemen voor statusupdates.
Onze Oplossing
We bouwden een compleet digitaal proces management systeem voor alle arbodienst workflows. Het platform automatiseert de complete planning van PMO's, verzuimtrajecten en RI&E's. Bedrijfsartsen hebben een digitaal medisch dossier (AVG-proof) toegankelijk via tablet. Werkgevers en werknemers hebben eigen portalen met live status updates. Alle rapportages worden automatisch gegenereerd conform NEN-normen en direct gefactureerd. Het systeem is gebouwd met Next.js, Supabase backend en custom PDF generator. Daarnaast implementeerden we een intelligent planningssysteem dat automatisch beschikbare tijdsloten matcht met de vereiste arts-specialisatie en locatie. Een geautomatiseerd herinneringssysteem via e-mail en SMS reduceert no-shows bij afspraken met 60%. De facturatie module genereert automatisch facturen op basis van afgeronde trajecten en integreert met het boekhoud systeem van de arbodienst.
Features & Functionaliteit
De belangrijkste features die we hebben gebouwd
Geautomatiseerde PMO planning en intake
Digitaal medisch dossier (AVG-proof)
RI&E workflow management
Verzuimbegeleiding met milestones
Automatische rapportage en facturatie
Klantportaal voor werkgevers en werknemers
Intelligent planningssysteem met specialisatie matching
Geautomatiseerde herinneringen via e-mail en SMS
Business Impact
VitaalWerk Arbodienst heeft hun klantenportefeuille met 40% kunnen uitbreiden zonder extra administratief personeel aan te nemen. De doorlooptijd van PMO trajecten is teruggebracht van 12 naar 7 weken, en de klanttevredenheid is gestegen van 6.8 naar 8.5. Het geautomatiseerde facturatiesysteem heeft de gemiddelde betalingstermijn teruggebracht van 45 naar 22 dagen, wat de cashflow significant heeft verbeterd.
Key Takeaways
AVG-compliance moet vanaf het allereerste ontwerp worden meegenomen—achteraf toevoegen is exponentieel duurder en riskanter, met name bij medische dossiers
De adoptie door bedrijfsartsen hing sterk af van de mobiele ervaring—een tablet-first benadering met offline mogelijkheden was essentieel voor gebruik tijdens spreekuren
Geautomatiseerde herinneringen leverden een onverwacht hoge ROI op: 60% minder no-shows bespaarde de arbodienst tienduizenden euro's per jaar aan verloren capaciteit
Tech Stack
De technologieën die we hebben gebruikt voor dit project
Relevante Diensten
De diensten die we hebben ingezet voor dit project